Jakmile začnete v aplikaci pracovat s fakturami a doklady, velmi rychle narazíte na další praktickou věc: odkud peníze přicházejí a kam odcházejí.
Právě k tomu slouží bankovní účty a pokladny agendy. Nejde o nic složitého. V podstatě jen říkáte aplikaci, přes jaké účty a přes jakou hotovost budete evidovat pohyby peněz. Pokud už zapisujete úhrady, příjmy a výdaje, právě tady si připravíte čistý základ pro další provoz.
Proč to řešit už na začátku
Spousta uživatelů si řekne, že bankovní účet nebo pokladnu doplní až později. Jenže tyto údaje se hodí už od prvních faktur a dokladů.
Když je máte připravené:
- lépe navazují faktury na platby
- snadněji zapisujete příjmy a výdaje
- evidence působí přehledněji
- peněžní deník má správné vstupy
Je to tedy další z těch kroků, které na začátku zaberou málo času, ale pak šetří práci opakovaně.
K čemu slouží bankovní účet v agendě
Bankovní účet v agendě představuje účet, který používáte v podnikání a ze kterého chcete čerpat údaje pro doklady nebo faktury.
V praxi se hodí hlavně pro situace, kdy:
- přijímáte platby převodem
- posíláte výdaje z účtu
- chcete mít na fakturách správný účet pro úhradu
- potřebujete rozlišit více účtů
Například pokud jste projektant, provozujete malou pekárnu, děláte instalace chytré domácnosti nebo máte menší grafické studio, je běžné, že účet používáte denně. Dává tedy smysl mít ho v agendě připravený správně.
K čemu slouží pokladna
Pokladna je podobný princip, jen pro hotovost. Pokud pracujete s hotovými penězi, potřebujete mít v evidenci místo, přes které tyto pohyby povedete.
To se hodí například, když:
- přijímáte platby v hotovosti
- proplácíte drobné výdaje
- chcete oddělit hotovost od banky
- potřebujete mít pořádek v příjmových a výdajových pokladních dokladech
Pokladna je tedy jednoduše hotovostní větev evidence.
Proč mít banku a pokladnu odděleně
Na první pohled to může působit jako zbytečný detail. Jenže právě oddělení banky a hotovosti drží pořádek ve chvíli, kdy je dokladů víc.
Když to máte rozdělené správně:
- hned víte, odkud šla platba
- lépe se dohledávají jednotlivé pohyby
- doklady jsou přehlednější
- peněžní deník dává větší smysl
Čím dřív si na to v evidenci zvyknete, tím přirozenější to pro vás bude později.
Co si u bankovního účtu vyplnit
U bankovního účtu dává smysl mít doplněné hlavně:
- zkratku nebo krátké označení
- název účtu
- číslo účtu
- banku
- případně nastavení výchozího účtu
Když máte víc účtů, krátké a srozumitelné názvy vám velmi pomohou při výběru v dalších formulářích.
Co si u pokladny vyplnit
U pokladny obvykle stačí jednoduchý a srozumitelný základ:
- zkratka
- název
- aktivní nebo neaktivní stav
Nejde o nic složitého. Hlavní je, abyste se v tom při práci sami dobře vyznali.
Kdy se vám to vrátí v praxi
Představte si, že jste třeba kavárna s hotovostí i kartami, hodinový manžel, který část zakázek bere hotově, nebo menší servis, kde se střídají převody i platby na místě. Přesně v takových situacích je rozdíl mezi bankou a pokladnou důležitý.
Když je máte v aplikaci připravené, další formuláře už jen navazují na něco, co dává jasný smysl.
Jednoduchý doporučený postup
Pokud s evidencí začínáte, držte se tohoto:
- založte hlavní podnikatelský bankovní účet
- pokud pracujete s hotovostí, založte i pokladnu
- pojmenujte je tak, aby vám byly hned jasné
- teprve potom pokračujte v běžném zapisování dokladů
Nemusíte vytvářet všechno dopředu. Stačí základ, který opravdu používáte.
Co bude dál
Když už máte připravené účty, pokladnu, faktury i doklady, dává smysl podívat se ještě na DPH. V dalším článku si ukážeme, jak o něm v aplikaci přemýšlet bez zbytečně technického výkladu.