Na začátku mohou číselné řady a předkontace působit jako něco navíc, co vlastně nepotřebujete řešit. Jenže právě tyhle dvě věci často rozhodnou o tom, jestli bude evidence po pár týdnech přehledná, nebo nepříjemně chaotická.
Dobrá zpráva je, že aplikace vám s tím pomáhá už od založení agendy. Základ se připraví automaticky a vy pak jen zkontrolujete, jestli vám vyhovuje. Když už máte připravený adresář firem, právě tady si nachystáte další vrstvu pořádku před první ostrou fakturou.
Co jsou číselné řady
Číselná řada je jednoduché pravidlo pro číslování dokladů. Díky ní mají faktury a další doklady přehledná čísla a nevzniká v nich zmatek.
V praxi to znamená, že:
- doklady jdou za sebou v logickém pořadí
- rychle poznáte, kam který doklad patří
- lépe se v evidenci hledá
- nevzniká nepořádek v číslech
Pokud jste třeba elektrikář, provozujete menší showroom, spravujete zakázky jako architekt nebo vedete servis výpočetní techniky, je pořádek v číslech dokladů důležitější, než se na začátku zdá.
Proč jsou číselné řady důležité
Jakmile začnete vystavovat faktury a přidávat další doklady, potřebujete, aby všechno navazovalo a mělo jasný řád. Číselné řady právě tohle hlídají.
Nemusíte je chápat technicky. Stačí si představit, že určují, jak bude doklad pojmenovaný a jaké číslo dostane.
Když je máte v pořádku, evidence působí profesionálněji a vy se v ní lépe orientujete i po delší době.
Co jsou předkontace
Předkontace si můžete představit jako připravená pravidla, která pomáhají při zařazení dokladů do evidence.
Pro běžného uživatele je nejdůležitější to, že zjednodušují práci. Nemusíte pořád dokola přemýšlet, jak stejný typ zápisu zařadit. Aplikace už má připravené výchozí možnosti, které pak používáte při dalších krocích.
Na začátku tak nejde o žádné hluboké nastavování. Jde hlavně o to vědět, že tato pravidla existují a že pomáhají držet konzistenci.
Co se připraví automaticky
Po založení nové agendy aplikace připraví výchozí základ i pro číselné řady a předkontace. To je výhodné, protože nemusíte všechno vytvářet ručně.
Typický začátečník tak většinou nemusí hned nic složitě stavět od nuly. Často stačí podívat se, co už je připravené, a případně si to upravit podle vlastního způsobu práce.
Co si zkontrolovat hned po založení agendy
U číselných řad dává smysl zkontrolovat hlavně:
- jestli pro doklady existují základní řady
- jestli vám dává smysl jejich označení
- jestli odpovídají roku nebo období, ve kterém pracujete
U předkontací pak hlavně:
- jestli jsou v agendě připravené
- jestli jejich názvy dávají smysl vašemu provozu
- jestli se v nich dokážete jednoduše vyznat
Nemusíte nic překombinovat. Na začátek je lepší jednoduchost než příliš mnoho výjimek.
Proč se to vyplatí řešit dřív než první ostré doklady
Pokud to necháte úplně stranou a začnete rovnou fakturovat, může se později ukázat, že vám číslování nebo výchozí nastavení nevyhovuje. Pak přijdou zbytečné opravy ve chvíli, kdy už máte práci rozjetou.
Proto je lepší si tyto dvě části aspoň rychle projít hned na začátku. Není to dlouhá práce a dává klid do dalšího používání aplikace.
Nejčastější chyba nových uživatelů
Nejčastější chyba je podcenění. Uživatel si řekne, že čísla dokladů nebo tato pomocná pravidla teď řešit nemusí. Jenže právě takové „později" se pak často vrací ve chvíli, kdy už evidence běží a není chuť se vracet k základům.
Jednoduchý doporučený postup
Na začátku si vystačíte s tímto:
- otevřete číselné řady a projděte si, co už je připravené
- zkontrolujte, že vám označení dává smysl
- podívejte se na předkontace a jejich názvy
- případné úpravy udělejte hned, dokud ještě nemáte rozjeté desítky dokladů
Tím si připravíte čistý základ pro faktury i další evidenci.
Co bude dál
Jakmile máte připravené kontakty, číselné řady i základní pravidla, můžete přejít k tomu, na co většina uživatelů čeká od začátku: k první faktuře.