Máte založenou agendu a chcete konečně vystavit první fakturu. Než to uděláte, vyplatí se zastavit na jednom důležitém místě: ve fakturačním nastavení.
Právě tam doplníte údaje o sobě nebo o své firmě. A právě odsud si aplikace bere informace, které se pak zobrazují na nových fakturách. Pokud máte hotovou první agendu, je tohle nejpraktičtější další zastávka před ostrým provozem.
Jestli podnikáte jako podlahář, grafik, kominík nebo provozujete menší rodinnou firmu, je to vlastně jednoduché. Potřebujete jen zkontrolovat, že na faktuře budou správně vaše údaje a že budete mít připravené vše, co je potřeba pro běžnou práci.
Co tu vlastně nastavujete
Ve fakturačním nastavení doplňujete hlavně údaje o vystaviteli. Jinými slovy o tom, kdo fakturu vystavuje.
Typicky jde o:
- název firmy nebo vaše jméno
- adresu
- IČO
- případně DIČ
- telefon, e-mail nebo web
Tohle je základ, bez kterého faktury nepůsobí důvěryhodně a často ani nejsou správně připravené.
Proč to nepřeskakovat
Na první pohled může působit lákavě přeskočit nastavení a jít rovnou do faktur. Jenže pak snadno narazíte na to, že:
- na faktuře nejsou správné firemní údaje
- něco důležitého chybí
- musíte se vracet a opravovat první doklady
Zvlášť když člověk spěchá mezi zakázkami, je lepší udělat si tenhle krok jednou pořádně a pak už jen vystavovat faktury bez zdržování.
Co je dobré vyplnit jako první
Pokud s aplikací začínáte, soustřeďte se hlavně na to, aby sedělo toto:
- jméno nebo název firmy
- adresa
- IČO
- případně DIČ
- kontaktní údaje
To je minimum, které by mělo být v pořádku dřív, než vytvoříte první ostrou fakturu.
Co když řešíte DPH
Pokud nejste plátce DPH, je pro vás situace jednodušší. Stačí mít správně vyplněné základní údaje a pokračovat dál.
Pokud plátce DPH jste, je potřeba mít v pořádku i to, jak je DPH v agendě nastavené. Aplikace umí pracovat s obdobím plátcovství i se sazbami DPH, takže je dobré zkontrolovat, že to odpovídá realitě.
Nemusíte tomu rozumět technicky. Stačí si pohlídat, že:
- aplikace správně ví, jestli jste plátce
- pokud došlo ke změně v čase, je to v nastavení zapsané
- sazby DPH odpovídají tomu, co skutečně používáte
Co si zkontrolovat před první fakturou
Než otevřete modul Faktury, projděte si tento krátký seznam:
- jsou doplněné údaje o firmě nebo podnikateli
- sedí adresa a identifikační údaje
- máte správně nastavený režim DPH, pokud se vás týká
- vidíte, že agenda má připravené sazby DPH
Pokud něco chybí, je lepší to doplnit hned. Pozdější opravy jsou vždycky otravnější.
Jaký má tohle celé smysl v praxi
Představte si, že dnes večer potřebujete rychle vystavit fakturu po dokončené zakázce. Když máte fakturační nastavení hotové, jen otevřete formulář, vyberete zákazníka a vystavíte doklad. Když hotové není, začnete místo práce dohledávat vlastní údaje a opravovat základní věci.
A právě tomu se vyplatí předejít.
Nejčastější chyba nových uživatelů
Nejčastější chyba je jednoduchá: řeknou si, že to doplní později. Jenže později bývá většinou ve chvíli, kdy už spěchají, mají rozdělanou práci a potřebují fakturu rychle poslat klientovi.
Proto je lepší mít fakturační nastavení připravené hned na začátku.
Jednoduchý doporučený postup
Uděláte nejlépe, když půjdete tímto pořadím:
- doplníte údaje o sobě nebo firmě
- zkontrolujete DPH, pokud ho řešíte
- ověříte, že vše dává smysl
- až potom začnete vystavovat první faktury
Je to krátká práce, která se velmi rychle vrátí.
Co bude dál
Když máte fakturační nastavení hotové, dává smysl připravit si adresář firem. Díky tomu pak nebudete údaje o zákaznících vypisovat pokaždé znovu.