Když je evidence rozběhnutá, hodně lidí má pocit, že je hotovo. Jenže právě v tu chvíli dává smysl podívat se ještě na jednu důležitou oblast: kdo má do aplikace přístup a jak je ten přístup zabezpečený.
To neplatí jen pro větší firmy. I živnostník nebo menší podnik občas řeší, že chce účet předat účetní, pustit dovnitř kolegu nebo si jen správně nastavit vlastní heslo. Po DPH je to přirozený závěr celé onboarding série, protože právě tady uzavíráte provozní i bezpečnostní základ.
Začněte u vlastního hesla
Nejjednodušší a nejdůležitější krok je mít pod kontrolou vlastní přihlašovací heslo. V aplikaci si ho můžete změnit sami, bez zásahu někoho dalšího.
To se hodí například když:
- jste začali používat dočasné heslo
- chcete silnější heslo
- máte pocit, že původní heslo není dost bezpečné
Je to drobnost, ale patří mezi věci, které je lepší udělat hned než později.
Co když heslo zapomenete
I to se stává. Proto je dobré vědět, že aplikace počítá i s obnovou přístupu. Pokud se nemůžete přihlásit, je lepší použít správný reset než zkoušet stále nové odhady hesla.
Je to pohodlnější a zároveň bezpečnější.
Kdy má smysl přidat dalšího uživatele
Ne každý účet musí používat jen jeden člověk. Další uživatelé dávají smysl hlavně tehdy, když na evidenci pracujete společně.
Typicky to může být situace, kdy:
- podnikáte s kolegou nebo rodinným příslušníkem
- chcete pustit do systému účetní
- potřebujete dát přístup zaměstnanci
- nechcete používat jeden společný login pro více lidí
To poslední je důležité. Sdílený jeden účet pro více lidí se může zdát jednodušší, ale z dlouhodobého pohledu je to nepřehledné a zbytečně rizikové.
Co znamená, že uživatel má přístup do agendy
V aplikaci nestačí jen to, že uživatel existuje. Důležité je i to, do kterých agend může vstoupit.
To je praktické, protože každý nemusí vidět všechno. Jeden člověk může řešit jen vybrané agendy nebo jen určitou část práce.
Pro běžný provoz to znamená hlavně větší pořádek a větší kontrolu nad tím, kdo co skutečně používá.
Kdo je tenant admin
Tenant admin je hlavní správce přístupu v tenant prostředí. Jednoduše řečeno člověk, který má pod kontrolou uživatele a nastavuje, kdo se kam dostane.
Pokud účet používáte sami, pravděpodobně to budete právě vy. Pokud vás ve firmě pracuje víc, je dobré mít jasno, kdo tuto roli skutečně drží.
Co je dobrý bezpečnostní základ
Nemusíte mít složitou bezpečnostní politiku. Pro malou firmu nebo živnost obvykle stačí držet se několika zdravých pravidel:
- nepoužívat jedno heslo všude
- nesdílet jeden účet mezi více lidmi
- měnit heslo, když máte pochybnosti
- přidělovat přístup jen těm, kteří ho opravdu potřebují
- u neaktivních lidí přístup vypnout
To je jednoduchý základ, který pomáhá držet evidenci bezpečně a přehledně.
Kdy se to v praxi hodí
Představte si, že jste majitel menší dílny, vedete reklamní agenturu, provozujete kosmetický salon nebo máte kolegu, který vám pomáhá s fakturami a evidencí. V takové chvíli je důležité, aby měl každý svůj přístup a aby bylo jasné, kdo pracuje s čím.
To je pohodlnější i bezpečnější než předávání jednoho hesla mezi několika lidmi.
Jednoduchý doporučený postup
Na závěr onboardingu se vyplatí projít si toto:
- změnit si vlastní heslo, pokud to ještě neproběhlo
- zkontrolovat, kdo má do aplikace přístup
- přidat další uživatele jen tam, kde to dává smysl
- nastavit jim přístup jen do potřebných agend
Tím si uzavřete základní start aplikace tak, aby byl praktický i bezpečný.
Co si odnést na závěr celé série
Daňová-evidence.eu nemusí být složitý systém, pokud si ji na začátku projdete v rozumném pořadí. Když máte připravenou registraci, agendu, kontakty, faktury, doklady, deník i přístupy, vznikne z toho přehledné pracovní prostředí, které vám má šetřit čas, ne ho brát.
Právě to je hlavní smysl celé onboarding série.