Když se poprvé dostanete do aplikace, brzy narazíte na slovo agenda. A právě tady se hodně nových uživatelů na chvíli zarazí. Co to vlastně je?
Důležitá praktická informace hned na začátek: po registraci a schválení tenanta se první agenda nezaloží sama. Po schválení už máte funkční přístup do svého prostředí, ale první agendu si založíte sami. Až tím začne skutečná práce v evidenci. Pokud máte za sebou teprve první přihlášení, právě tady se z orientace stává skutečné pracovní prostředí.
Nemusíte v tom hledat nic složitého. Agenda je jednoduše vaše hlavní pracovní část. Místo, kde budete mít pohromadě faktury, doklady, adresář zákazníků, peněžní deník a další věci kolem podnikání.
Pokud jste třeba truhlář, malíř, účetní kancelář nebo menší výrobní firma, můžete si agendu představit jako své pracovní zázemí v aplikaci.
Proč je agenda důležitá
Bez agendy by aplikace byla jen prázdná schránka. Agenda je to, co dává práci pořádek.
Právě v ní budete řešit například:
- údaje o své firmě
- zákazníky a dodavatele
- vystavené faktury
- příjmy a výdaje
- přehled nad penězi
- další nastavení, která vám šetří čas při běžné práci
Jednoduše řečeno: agenda je místo, kde se z registrace stává skutečné používání aplikace.
Co se stane po schválení tenanta
Po schválení se vám zpřístupní tenant prostředí a můžete se přihlásit. Pokud ale ještě nemáte žádnou agendu, aplikace vás na to upozorní a nabídne založení první agendy.
Prakticky to znamená:
- schválením získáte přístup do aplikace
- první agenda se nevytvoří automaticky
- první agendu založíte sami jako další krok
To je vlastně výhoda. Nejdřív se dostanete dovnitř, rozhlédnete se a teprve potom si založíte agendu podle toho, jak ji opravdu chcete používat.
Co se po založení agendy připraví samo
To nejdůležitější je, že když už agendu založíte, nezačínáte od úplné nuly. Nová agenda dostane základ, na kterém se dá stavět.
Po založení se automaticky připraví několik věcí, které by jinak bylo otravné nastavovat ručně. Typicky jde o základní výchozí nastavení, například:
- měnu
- číselné řady pro doklady
- základní pravidla pro další práci
- DPH podklady potřebné pro běžný start
Pro běžného uživatele je důležité hlavně to, že první agendu sice založí ručně, ale její vnitřní základ už nemusí celý vymýšlet od začátku.
Co si zkontrolovat hned na začátku
I když systém spoustu věcí připraví sám, vyplatí se udělat krátkou kontrolu.
Podívejte se hlavně na:
- název agendy
- měnu
- jestli působí nastavení přehledně a dává vám smysl
- jestli vidíte hlavní moduly, které budete používat
Nemusíte vše chápat do posledního detailu. Stačí si ověřit, že máte před sebou smysluplně připravené pracovní prostředí.
Co na detailu agendy najdete
Detail agendy funguje jako rozcestník. Na jednom místě uvidíte hlavní části, do kterých budete dál chodit.
Typicky tam najdete:
- Fakturační nastavení
- Adresář firem
- Faktury
- Doklady
- Peněžní deník
- Bankovní účty
- Pokladny
To je praktické hlavně proto, že nemusíte přemýšlet, kde začít. Aplikace vám ukáže hlavní cesty rovnou na jednom místě.
Kdy má smysl zakládat další agendu
Noví uživatelé si někdy nejsou jistí, jestli mají mít jednu agendu, nebo víc. Dobré je držet se jednoduchého pravidla: novou agendu zakládejte tehdy, když opravdu potřebujete oddělený pracovní celek.
Pokud vám stačí jedna hlavní evidence, nezačínejte tím, že si vytvoříte několik agend jen pro jistotu. Na začátek je obvykle nejlepší držet vše co nejjednodušší.
Proč se vyplatí chvíli nespěchat
Po založení agendy je lákavé okamžitě jít do faktur a začít vystavovat první doklady. Prakticky je ale lepší udělat si krátkou zastávku a zkontrolovat základ.
Díky tomu se vyhnete situaci, kdy budete hned na začátku opravovat:
- údaje o sobě nebo firmě
- nevhodně připravené nastavení
- věci, které bylo jednodušší upravit před prvním ostrým dokladem
Pár minut na začátku často ušetří hodně zbytečných oprav později.
Jednoduchý doporučený postup
Když máte nově založenou agendu, udělejte toto:
- zkontrolujte, že sedí název a základní přehled
- otevřete fakturační nastavení
- podívejte se, jaké hlavní moduly máte k dispozici
- teprve potom začněte přidávat zákazníky, faktury a další data
Tím si připravíte čistý start bez zbytečného chaosu.
Co si odnést
Agenda není žádná překážka ani složitý pojem. Je to prostě vaše pracovní základna v aplikaci. Důležité jen je vědět, že po schválení na vás sama nečeká hotová, ale založíte si ji podle svých potřeb. Jakmile to tak začnete brát, celý systém se používá mnohem přirozeněji.
V dalším článku navážeme tím nejdůležitějším, co je dobré po založení agendy udělat: doplnit fakturační údaje a připravit vše pro první faktury.