Máte za sebou registraci, první přihlášení, založenou agendu i základní nastavení. Teď přichází chvíle, na kterou většina lidí čeká od začátku: první faktura.
Dobré je vědět, že vystavení první faktury nemusí být stres. Když máte připravený adresář firem, fakturační údaje a základ agendy, samotné vytvoření dokladu je mnohem jednodušší, než se na začátku zdá.
Co budete při faktuře vyplňovat
Formulář faktury pracuje s několika běžnými údaji, které dávají smysl i bez účetního výkladu.
Typicky budete řešit:
- komu fakturujete
- co fakturujete
- datum vystavení
- datum splatnosti
- způsob platby
- položky faktury
- případně DPH
Pokud třeba montujete klimatizace, děláte weby, provozujete reklamní studio nebo vozíte materiál, princip je pořád stejný. Vyberete partnera, doplníte obsah zakázky a zkontrolujete platební údaje.
Co si připravit ještě před otevřením formuláře
Než začnete, ujistěte se, že už máte:
- partnera v adresáři
- připravenou číselnou řadu
- nastavené údaje o sobě nebo firmě
- bankovní účet nebo pokladnu podle způsobu platby
Když jedna z těchto věcí chybí, aplikace vás na to upozorní. Je to praktické, protože vás nenechá rozjet práci, která by pak nešla korektně uložit.
Jak nad první fakturou přemýšlet
Nejjednodušší je představit si ji jako přehledný souhrn jedné zakázky nebo dodávky.
Nejdřív vyberete partnera. Tím si ušetříte opisování firemních údajů. Pak doplníte základní data, například datum vystavení, splatnost a způsob úhrady. Nakonec přijdou položky, tedy to, co opravdu prodáváte nebo fakturujete.
To je celé. Když se na to podíváte tímto způsobem, formulář není složitý. Jen rozděluje práci do několika logických kroků.
Položky faktury bez zmatku
Položky jsou pro mnoho lidí nejdůležitější část. Právě tam se rozhoduje, co bude klient na faktuře vidět.
U každé položky obvykle řešíte:
- název nebo popis práce
- množství
- jednotku
- cenu
- případnou slevu
- sazbu DPH, pokud ji používáte
Prakticky si pomáhejte tím, že budete psát názvy položek tak, aby jim rozuměl zákazník i vy sami za půl roku. To je mnohem důležitější než snaha být zbytečně formální.
Platební údaje a napojení na další evidenci
Faktura v aplikaci nestojí sama o sobě. Navazuje na další části evidence. Proto je dobré zkontrolovat i způsob platby a účet nebo pokladnu, které s ní souvisejí.
To se hodí hlavně později, kdy budete řešit úhrady a návazné doklady. Když je základ správně už na faktuře, další práce bývá jednodušší.
Co když nechcete psát fakturu od nuly
Aplikace umí i kopii faktury. To se hodí ve chvíli, kdy vystavujete podobné doklady opakovaně.
Například:
- opakované služby
- pravidelný servis
- podobné zakázky pro stejného klienta
- měsíční fakturace stejného typu práce
Kopie vám ušetří čas, ale pořád je dobré si před uložením zkontrolovat data, částky a položky.
Kdy už fakturu raději neupravovat
Na začátku je dobré vědět i to, že ne každá faktura má zůstat otevřená k nekonečným změnám. Jakmile je doklad vydaný a navázaný na další evidenci, dává smysl s ním zacházet opatrně.
Prakticky tedy platí jednoduché pravidlo: před uložením si vše zkontrolujte, po vystavení už raději nedělejte zbytečné improvizace.
Krátký kontrolní seznam před uložením
Před odesláním nebo uložením první faktury si ověřte:
- že je vybraný správný partner
- že sedí data vystavení a splatnosti
- že položky odpovídají zakázce
- že částky dávají smysl
- že sedí platební údaje
Stačí minuta kontroly a ušetří vám to pozdější vysvětlování i opravy.
Co bude dál
Po vystavení faktury přichází další běžný krok: úhrada. V dalším článku se podíváme na to, jak do evidence správně zapsat platbu, příjem nebo výdaj a jak to celé navázat na fakturu.